Clínicas Vallejo

Página web: https://dravallejo.com/

WhatsApp de Kora: +506 7280 6612

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Situación

• Clínica enfocada en ginecología y obstetricia con 5 médicos y 2 ubicaciones.
• Equipo de coordinación de pacientes y administración de 2 personas.
• Estrategía de crecimiento basada en SEO en Google y redes (Instagram y Facebook).
• Alto crecimiento por inversión en redes sociales (3x en 6 meses).
• 40+ consultas entrantes por pacientes nuevos por día (75% de ellas por WhatsApp).
• Mix de pacientes locales y extrangeros (Europeos, Americanos y Canadienses)
• Agendamiento de citas a través de Huli Practice.

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Problema
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“Mis coordinadoras de pacientes pierden oportunidades por demoras atendiendo WhatsApps. Lo peor es que cuando atienden mandan mensajes copy / paste demasiado largos e impersonales. Esto nos cuesta docenas de citas agendadas cada més.“
— Dra. Juliana Vallejo, Dueña de Clínicas Vallejo

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• Horarios limitados: 55% de mensajes de pacientes llegan fuera de horario de coordinadoras de pacientes, resultando en pacientes perdidos.
• Respuestas lentas: Tiempo de respuesta promedio de 16 minutos para mensajes entrantes a la clínica ya que coordinadoras de pacientes también se encarga de atender pacientes presenciales.
• Falta de habilidad de ventas: tasa de conversión de consulta entrante a cita agendada baja ya que equipo de coordinación de pacientes cadece de entrenamiento en ventas.
• Escazo seguimiento: coordinadoras de pacientes demasiado ocupadas para mandar seguimientos, perdiendo pacientes en el proceso.
• Ineficiencia operativa: Equipo de coordinación de pacientes y administración pasa el 45% de su tiempo atendiendo consultas entrantes por WhatsApp, dejando poco tiempo para apoyar al equipo médico con otras prioridades (ej: control de inventario).

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Solución

Clínicas Vallejo implementó a Kora, la coordinadora de pacientes autónoma de Konko AI. Después de un breve periodo de entrenamiento, Kora tomó cargo del WhatsApp de la clínica. Hoy, Kora atiende toda consulta de pacientes entrando por WhatsApp, resuelve dudas y orilla a cada paciente hacía el servicio correcto con paciencia y empatía.

Caracteristicas claves:

• Comunicación natural y amigable: Kora habla y escribe de manera humana con un tono fluido y atractivo.
• Personalización: Kora aborda a cada paciente de manera individual, los llama por su nombre y usa la información que comparten para adaptar su comunicación.
• Atención 24/7: Kora no se enferma nunca, nunca sale de vacaciones y está disponible a toda hora incluyendo fines de semana y feriados.
• Entrenamiento en ventas: Kora orilla a pacientes hacia el servicio o la consulta adecuada y responde preguntas frecuentes (ej: precios, ubicaciones, médicos, métodos de pago, requisitos pre-consulta etc.)
• Seguimiento disciplinado: Kora gestiona seguimientos automáticamente con pacientes que contactan la clínica pero no terminan de agendar.
• Data: Kora saca estadisticas para enfocar el marketing de la clínica.
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“No quería un chatbot robótico. Los he usado y no me gusta la experiencia. En nuestra clínica nos enorgullecemos de ofrecer una experiencia de alto nivel, personalizada y con empatía que haga sentir a cada paciente única cómo es por encima de todo. Con Kora lo logramos.“
— Dra. Juliana Vallejo, Dueña de Clínicas Vallejo

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Resultado

• Kora atiende el 100% de consultas entrantes por chat (WhatsApp).
• Retorno sobre la Inversión de 14x.
• Aumento de 40% en volumen de citas agendadas por la clínica.
• 2 cirugías agendades a través de citas generadas por Kora.
• El equipo de coordinación ha recuperado 15 horas por semana para dar mejor atención presencial y realizar otras funciones que alivean la carga de las doctoras.