Las clínicas privadas saben que deben cumplir con la normativa. Sin embargo, más allá del requisito formal, es  relevante entender qué implica en la operación diaria: cómo se organiza la información, cómo se garantiza su trazabilidad y cómo se prepara la institución para integrarse a un ecosistema más estructurado y regulado.
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Qué regula la Resolución 216
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La Resolución 216 adopta y actualiza las Tablas de Retención Documental (TRD) del Ministerio de Salud, estableciendo de manera obligatoria:
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• Qué documentos deben conservarse.
• Por cuánto tiempo deben mantenerse.
• Cómo deben organizarse.
• En qué condiciones pueden eliminarse.
  
  

No regula cada proceso operativo interno de la clínica, define el marco bajo el cual debe administrarse la documentación institucional. En otras palabras: la gestión documental no puede ser informal.
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Debe existir estructura, conservación adecuada y capacidad de demostrar cómo se administra la información.
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Interoperabilidad: el cambio que sí impacta la operación
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El proceso de interoperabilidad en salud implica que la información clínica generada por las instituciones debe estar preparada para integrarse en plataformas nacionales, bajo autorización del paciente y dentro del marco normativo vigente.
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Mas que una opción, las clínicas se deben preparar para integrarse cuando el modelo lo requiera.
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Esto exige que:
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• Los registros clínicos sean completos.
• La información sea consistente.
• La trazabilidad permita identificar quién registró qué y cuándo.
• El expediente no esté fragmentado entre dispositivos o sistemas aislados.
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Ya no se trata solo de archivar historias clínicas. Se busca garantizar coherencia documental en un ecosistema cada vez más conectado y regulado.
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¿Qué cambia para el paciente?
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La interoperabilidad busca mejorar la experiencia del paciente:
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• Reduce la fragmentación de su historia clínica.
• Evita duplicidad de registros.
• Facilita continuidad en la atención cuando cambia de institución.
• Permite acceso autorizado a su información.
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Hoy, muchos pacientes tienen expedientes dispersos en diferentes clínicas. Cada nuevo médico implica comenzar de nuevo .Con este sistema se busca reducir esa fragmentación.
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El punto crítico para clínicas privadas
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En la práctica, muchas clínicas aún operan con:
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• Conversaciones clínicas en WhatsApp personales.
• Seguimientos no documentados.
• Citas sin registro estructurado.
• Información dispersa entre distintos sistemas sin integración.
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En un entorno interoperable, estos vacíos dejan de ser simples desórdenes internos y se convierten en riesgos operativos, reputacionales y jurídicos.
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¿Cuándo empezar?
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La interoperabilidad en Colombia se implementa de manera progresiva. No todas las instituciones enfrentan los mismos plazos al mismo tiempo. Pero esperar a que el requerimiento sea inmediato suele significar improvisar.
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Las clínicas que comienzan ahora a centralizar su comunicación con pacientes, estandarizar registros, consolidar expedientes de forma estructurada, reducir la dependencia de dispositivos personales, estarán mejor preparadas para cumplir cuando el entorno regulatorio sea más exigente.
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El rol de la tecnología en el cumplimiento
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La tecnología no reemplaza la regulación, pero sí facilita cumplirla. Sistemas como Kora de Konko AI permiten:
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• Centralizar interacciones con pacientes.
• Registrar comunicaciones relevantes.
• Automatizar confirmaciones y seguimientos.
• Reducir errores humanos.
• Mantener trazabilidad operativa organizada.
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El cumplimiento de la resolución le abre la oportunidad a las clínicas de diseñar una operación que pueda sostener integración, revisión normativa y crecimiento sin improvisación.
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